Política de datos

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias ITALCOL S.A. e ITALCOL DE OCCIDENTE S.A. (en adelante denominadas de forma indistinta “ITALCOL” o “La Compañía”) adopta la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales y (en adelante “la Política”), la cual se encuentra disponible para su consulta en la página de la Compañía www.italcol.com y es informada de esta manera a todos los titulares de los datos recolectados y respecto de los cuales la Compañía tiene la calidad de responsable del tratamiento de la información. 1. OBJETO La presente Política tiene por objeto garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que ITALCOL haya recopilado y que sean susceptibles de tratamiento, a través de la definición de los lineamientos generales de las normas que regulan la recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación y supresión de los datos personales tratados por la Compañía. En esta política de tratamiento de datos personales usted encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales ITALCOL realiza el tratamiento de sus datos personales, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante la compañía, entre otros. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Todos los Colaboradores de la Compañía, Contratistas, Subcontratistas y terceros que tengan vínculos con estas, así como sus Representantes Legales y Miembros de Junta Directiva, independientemente del tipo de figura contractual que exista entre las Compañías y cada individuo. Así mismo, la presente política aplica a Proveedores, Agentes Comerciales, Clientes de ITALCOL tanto activos como inactivos, cuyos datos personales se encuentran incluidos en las bases de datos de la Compañía y en general a cualquier otra persona natural cuya información sea objeto de tratamiento por parte nuestra. La Política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento que se encuentre en poder de ITALCOL. 3. ALCANCE Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de ITALCOL, que actúa como responsables del tratamiento de los datos personales. 4. DEFINICIONES  Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales  Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento  Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Copia no controlada POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Código: PC-GRC-001 Versión No.: 01 Página : 2 de 8  Datos Sensibles: datos que afecten la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.  Política General De Tratamiento De Datos Personales: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por ITALCOL, de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.  Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.  Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.  Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.  Tercero: Cualquier persona jurídica o natural diferente a las personas que hacen parte de ITALCOL.  Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueden generar su discriminación.  Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible y pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos, gacetas oficiales y sentencias judiciales.  Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.  Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. 5. PRINCIPIOS RECTORES QUE APLICAN EL TRATAMIENTO DE DATOS En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política se aplicarán los siguientes principios: a. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. b. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. c. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Copia no controlada POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Código: PC-GRC-001 Versión No.: 01 Página : 3 de 8 d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. e. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. f. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas que autorice ley. g. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas. 6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD El tratamiento que llevará a cabo los responsables de las bases de datos se realizará conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y las normas que lo adicionen o modifiquen, así como lo establecido en la presente política. Los datos recolectados únicamente serán utilizados con las finalidades establecidas en las respectivas autorizaciones de tratamiento de datos que se pongan a disposición de los Titulares con el fin de que autoricen el tratamiento de sus datos. Sin perjuicio de lo anterior, las bases de datos también podrán ser utilizadas para las siguientes finalidades:  Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la Compañía y el objeto del contrato celebrado con el titular de la información. Copia no controlada POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Código: PC-GRC-001 Versión No.: 01 Página : 4 de 8  Realizar invitaciones a eventos y/o ofrecer nuevos productos o servicios  Gestionar adecuadamente trámites de solicitudes, quejas o reclamos. 7. OBLIGACIONES DE ITALCOL a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado. i. Exigir al Encargado Interno del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j. Tramitar las consultas y reclamos formulados. k. Informar al Encargado Interno del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. l. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. m. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. n. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 8. DEBERES DE LOS FUNCIONARIOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. d. Actualizar la información reportada por ITALCOL dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares. Copia no controlada POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Código: PC-GRC-001 Versión No.: 01 Página : 5 de 8 f. Adoptar un manual interno de procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y la presente política y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares de datos. g. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando el titular de los datos haya realizado un reclamo a Italcol. h. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento. c. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y esta política e. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. f. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista deber legal o contractual que impida eliminarlos. g. Abstener de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de menores de edad. Copia no controlada POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Código: PC-GRC-001 Versión No.: 01 Página : 6 de 8 10. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMACIONES Para presentar consultas, reclamaciones, ampliar información o para consultar sus datos personales, solicitar que sean modificados, actualizados, rectificados o suprimidos o para revocar la autorización dada para su tratamiento, puede contactarse con el correo electrónico y página de internet señalada a continuación: www.italcol.com habeasdata@italcol.com 11. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales ITALCOL, quien obra como responsable de las bases de datos, establece el presente procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de derechos. Para la atención de la petición, queja o reclamo, se debe solicitar la siguiente información:  Nombre completo y apellidos del titular de los datos personales  Número de identificación del titular de los datos personales  Datos de contacto del titular de los datos personales  Dirección física y/o correo electrónico  Teléfonos de contacto  Motivo o hechos que dieron lugar a la reclamación  Solicitud expresa del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización otorgada, revocarla, suprimirla, etc.)  Documentos o soportes – si aplica La CONSULTA será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de la ley de protección de datos Ley 1581 de 2012, podrán presentar un RECLAMO ante ITALCOL o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida ITALCOL o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. 2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Copia no controlada POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Código: PC-GRC-001 Versión No.: 01 Página : 7 de 8 3. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 4. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 5. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 12. REVOCATORIA Y/O SUPRESIÓN DE LA AUTORIZACIÓN DEL MANEJO DE DATOS Le informamos que como Titular de sus datos usted puede en todo momento solicitar a ITALCOL, como responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Sin embargo, es importante que tenga en cuenta que su solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando como Titular de los datos usted tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba permanecer en la base de datos de ITALCOL. 13. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ITALCOL o Encargado del Tratamiento. 14. LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE Esta Política se rige por lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan. 15. MEDIDAS DE SEGURIDAD ITALCOL cuenta con mecanismos internos de seguridad de la información y protocolos de acceso y administración de las bases de datos que administra para evitar vulneración de la información depositada por parte de terceros. No obstante, ITALCOL se exoneran de responsabilidad por manipulaciones ilícitas de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, que se encuentren por fuera de su control, así como de cualquier situación que no le fuera imputable. Además de lo anterior se desarrollaron elementos de orden contractual, con el ánimo de fortalecer la responsabilidad de los encargados y en general de quien tenga acceso a las bases de datos, como; Copia no controlada POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Código: PC-GRC-001 Versión No.: 01 Página : 8 de 8 a. Acuerdo de confidencialidad con proveedores y terceros. b. Acuerdo de confidencialidad en los contratos laborales de empleados. c. En todos los eventos que se realizan, en los cuales se captura información del cliente se incluye el párrafo de Habeas data, con sus respectivas implicaciones ITALCOL se reservan el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, la presente “Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales”. Los cambios efectuados serán publicados y no entrarán a regir sino luego de la publicación de estos. 16. VIGENCIA La presente Política entrará en vigor a partir del 1 de noviembre de 2016. Las bases de datos en la que se registrarán los datos personales se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el titular de la información o cuando se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos